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TRPGをプレイする時には定期的にやっている以外では日程調整が必ず必要になるんですが、日程調整ってかなり手間がかかるのでできるのであればツールに外出しした方が楽な場合があり、Meityなんかで決められるのであればそれを使う方が楽なのです。
人間が間に挟まって調整すると挟まる人が潰される上にヒューマンエラーが発生するのでその意味ではツールのほうが安定性があり、使えるものなら使った方がいいのです。
ツールが使えない場合には使えない理由をクリアするのか人間が挟まるのかで判断すべきなんですが、面倒臭がらないで環境を整えた方が結果として良いかも知れませんよ……。